Не теряйте возмещаемых расходов

Почти все работодатели предлагают ту или иную форму компенсации расходов, связанных с работой. И все же почти все сотрудники не могут воспользоваться этими компенсациями, обычно из-за небрежного ведения бухгалтерского учета с их стороны.

plant growing over coins, isolated on white

Я знаю это, потому что в течение многих лет у меня была «достаточно хорошая» система, обеспечивающая надлежащее возмещение всех моих рабочих расходов. Моя «достаточно хорошая» система вышла из строя, когда дела стали очень загруженными, потому что у меня не было времени или энергии, чтобы отслеживать чеки. Если у вас есть «достаточно хорошая» система, вы оставляете деньги на столе.

Время, потраченное на разработку надежной системы для регистрации возмещаемых расходов, стоит затраченных усилий, поскольку возмещение — это ваши деньги. Это деньги, которые вам возвращают. Никаких дополнительных налогов на прибыль нет, вам просто возмещают расходы, как если бы ваш работодатель изначально оплатил расходы.

Я больше всего знаком с компенсациями, предлагаемыми фирмами Biglaw (те, которые следуют шкале Cravath), но я думаю, что большинство из них применимо и к малым и средним компаниям, за исключением расходов на такси и питание.

Крупные фирмы предлагают компенсацию за: (1) поездку на такси домой, если вы работаете по прошествии определенного времени; (2) питание, если вы работаете допоздна или работаете в выходные; (3) взносы в ассоциацию адвокатов / членские взносы; (4) профессиональное развитие; (5) деловые поездки; (6) тарифный план мобильного телефона; и (7) расходы на развитие бизнеса.

Как убедиться, что вы покрываете 100% этих расходов?

Настройка системы

Подход YNAB

Для этой задачи я использую онлайн-инструмент для составления бюджета «Вам нужен бюджет». Я пробовал разные способы категоризации этих транзакций в течение года. Вот моя текущая система.

Когда возникают расходы, подлежащие возмещению, я перемещаю их с текущего счета (обычно со счета кредитной карты) на счет, который называется «Фирменный».

Я еду на такси Uber, стоимость которого возместят.

Теперь, когда расходы были перенесены в учетную запись фирмы, на боковой панели YNAB отображается учетная запись фирмы (которая классифицируется YNAB как простая текущая учетная запись) с отрицательным балансом.

Эта учетная запись остается отрицательной до тех пор, пока я не получу прямой депозит от моей фирмы для возмещения этих расходов. Когда приходит возмещение, я перемещаю депозит на счет Фирмы, обнуляя счет Фирмы, если мне было полностью возмещено.

В любой момент я могу посмотреть в аккаунте фирмы и узнать, сколько мне причитается. Я также часто замечаю, прошло ли много времени, и этот счет не был обнулен, что обычно является признаком задержки возмещения или того, что я не отправил квитанцию.

Если я не отправил что-либо на возмещение, легко найти транзакцию в аккаунте Фирмы (поскольку в аккаунте в любом случае указываются только возмещаемые расходы). Оттуда я могу делать все, что мне нужно, чтобы получить возмещение.

Обратной стороной этой системы является то, что она вызовет небольшие проблемы с составлением бюджета и отчетностью. Что касается бюджета, это означает, что остатки на вашем аккаунте не будут точно совпадать. Поскольку вы переводите доход с текущего счета на счет Фирмы, ваш текущий счет будет показывать более низкий баланс в YNAB, чем он есть на самом деле, в то время как ваша кредитная карта также будет показывать более низкий баланс, который есть на самом деле (потому что вы по сути, зачитывание платежа по кредитной карте происходит мгновенно, а не всякий раз, когда по кредитной карте производятся выплаты).

Я считаю это неудобство минимальным, поскольку я использую YNAB исключительно для управления деньгами, которые решил потратить. Мне не нужно, чтобы суммы бюджета YNAB совпадали с фактическими суммами на счетах, потому что все деньги, которые вводятся в YNAB, в любом случае будут потрачены, поэтому остатки на счетах бессмысленны, поскольку бюджет хороший.

Рабочая кредитная карта

Другой вариант — открыть кредитную карту специально для возмещения расходов. Вы будете использовать эту карту только для оплаты расходов, связанных с работой. Это означает, что любой остаток на карте означает, что вы не выполнили свою работу по возмещению расходов.

Многие люди предпочитают этот метод, потому что он позволяет легко разделить личные и рабочие расходы. Все, что вам нужно сделать, это обеспечить ежемесячные выплаты по кредитной карте через ваш текущий счет.

Я обнаружил две проблемы с этой системой, которые в конечном итоге заставили меня отказаться от нее.

Во-первых, я иногда забывала указать твердые расходы по кредитной карте. Это становится проблемой, потому что вы не можете передать его постфактум, поэтому вы застряли в воспоминаниях о нескольких рабочих расходах, которые отражались на вашей личной кредитной карте.

Во-вторых, если кредитная карта автоматически выплачивается с вашего текущего счета каждый месяц (именно так вы должны его настроить), после того, как платеж пройдет, действительно нет никакого способа проверить, были ли вам возмещены расходы. или не. Если суть системы состоит в том, чтобы предложить вам возместить все расходы, система выйдет из строя, потому что у вас может быть или не хватить времени проверить полученные возмещения, чтобы убедиться, что общая сумма совпадает с оплаченными расходами по кредитной карте.

Укладка квитанций

Конечно, вы можете складывать квитанции на столе. Я все время это вижу. Если у вас есть возмещаемые расходы, вы кладете квитанцию ​​на стол и храните ее там, пока вам не возместят расходы (после чего вы можете выбросить ее).

Преимущество этой системы состоит в том, что вы получаете визуальное напоминание о том, что определенные расходы еще не возмещены. Также немного проще делегировать, так как вы потенциально можете передать пачку квитанций помощнику, чтобы помочь вам обработать.

Минусы очевидны. Мы живем в мире, где бумажных квитанций становится все меньше и меньше. Вы действительно хотите распечатать квитанцию ​​от Uber, чтобы держать ее на столе? Похоже, что найти и распечатать квитанцию ​​сложно.

Типы затрат, которые необходимо учитывать

Вот расходы, которые вам следует учесть:

  1. Uber / такси до дома с работы . Большинство фирм возместят вам расходы, если вы покинете офис через определенное время (например, 20:30). Изучите политику своей фирмы и воспользуйтесь преимуществами, когда это имеет смысл. Я считаю Uber удобным, потому что Uber отправляет мне квитанцию ​​по электронной почте в конце поездки, которую я затем пересылаю своему помощнику для возмещения затрат.
  2. Сверхурочное питание . Если вы работаете допоздна (например, в 19:30), часто фирмы возмещают вам расходы на обед. По моему опыту, большинство фирм создают учетную запись в Seamless и позволяют делать заказы, используя код вопроса клиента. Вы также можете носить еду с собой, но ознакомьтесь с политикой вашей фирмы.
  3. Взносы / членство в ассоциации адвокатов . Все, что связано с вашей лицензией, скорее всего, возместит ваша фирма. Обязательно укажите свое членство в Американской ассоциации юристов, сборы за продление лицензии и т. Д.
  4. Тарифный план для мобильных данных . Раньше фирма давала вам Blackberry, когда вы начинали, и учила вас бояться мигающего красного света. После смерти Blackberry многие фирмы переключились на возмещение вам стоимости тарифного плана при использовании вами собственного устройства. Сумма возмещения может составлять 60 долларов в месяц независимо от того, сколько вы тратите на свой тарифный план.
  5. Профессиональное развитие. Некоторые фирмы предлагают компенсацию за профессиональное развитие. Расходы на профессиональное развитие могут включать посещение конференций, покупку книг или других предметов (например, тех, которые я постоянно рекомендую корпоративным юристам). Эти возмещения отличаются от кредитов CLE. Многие фирмы имеют контракт с провайдером CLE, таким как PLI. Что касается профессионального развития, я нашел курсы в таких местах, как CreativeLive и Udemy, которые отлично подходят для развития навыков. Имейте в виду, что ваша фирма может покрывать книги по профессиональному развитию, которые вы уже покупаете.
  6. Деловые поездки . Поездки на работу — это возмещаемые расходы. Убедитесь, что вы зарегистрировали все дорожные расходы.
  7. Развитие бизнеса . У фирм разная политика в отношении расходов на развитие бизнеса. Некоторые фирмы позволят вам оплачивать обеды и развлечения, чтобы побудить вас разработать собственный бизнес или укрепить отношения между фирмой и ее текущими клиентами. Это означает, что ваши друзья-юристы, работающие в банках, частных инвестиционных компаниях, корпорациях и т. Д., Являются честной игрой на обед или вечерние мероприятия. Настраивайте мероприятия, на которые вы все равно хотите попасть, и платите за то, чтобы ваши друзья пришли. Это беспроигрышная ситуация для вас и компании.